e-bülten

Tunç ÇELİK - Girişimci Danışmanı / Analiz-Sentez Danışmanlık
GÜNLÜK ÇALIŞMALARDA PYSU YAKLAŞIMININ AVANTAJLARI
 

PYSU (Planla, Yap, Sorgula, Uygula – Plan, Do, Check, Act)

Sürekli iyileştirme yaklaşımını iş hayatının günlük uygulamalarına yeterince adapte edilmediği kanaatindeyim. Bu şirketler kadar çalışanlar içinde bir kayıp. Çünkü şirketler için bu derecede sade, çalışanlar için de kolay bir başarılı olma yönteminin olmadığı kanatindeyim.
Bu benimsenmeme nedeni olarak, bu yaklaşımın uygun şekilde sunulmamasını ve uygulayıcılar tarafından da “faydalı” bulunmak için “fazla sade” bir yöntem olarak algılanmasının yattığı kanatindeyim.
Bence bu yöntem ne mucizevi bir yöntem, ne de tamamen farklı, yeni bir çalışma tarzı. Sadece günlük faaliyetlerimizin sistematik olarak yürütülmesi, ileride yürütülecek faaliyetlerin öngörülmesi, bilgilerin yazıya geçmesi, ve paylaşılması gibi kavramları faaliyetlerimizde öne çıkaran bir yöntem.
Şimdi bir jenerik örneği ele alalım. Burada belli bir yöntem ya da disiplin önermemekle birlikte, fikirlerimi somut bir şekilde anlatmyı istiyorum. Sadece günlük yürüttüğünüz faaliyetler ile aşağıda bir örneği anlatılan PYSU çevriminin farklarını belirleyin ve bu farkların işlerinizi nasıl ve ne derecede kolaylaştırabileceğini değerlendirmeye gayret edin !
Farzedin ki belli bir sorunun sizin tarafınızdan halledilmesi isteniyor, dolayısı ile bir faaliyet zincirini, belli bir süre içinde tamamlamak ve bazı sonuçlar elde etmek durumundasınız.
Konu hakkında sizin kontrolünüz dahilinde ve haricinde bir takım belirsizlikler var ve bunların sonuçları olumsuz olarak etkilemesi de söz konusu. Buna ilaveten yürüttüğünüz birçok başka faaliyet de cabası.
Özetle zaman, bilgi akışı, konsantre olma güçlüğü ve sonuç elde etme gibi baskılar söz konusu. Üstüne üstlük birçok fikir, olasılık ve yorum ortalıkta uçuşuyor. Ya da daha da kötüsü ortalıkta bilgi yok. Kendinizi sıkışmış hissediyorsunuz ve nereden başlayacağınız, neleri, nasıl yapacağınız konusunda fikirleriniz netleşmiş değil. Başarısız olma endişeniz var !
Bu tür durumlar, sistematik çalışmak için en uygun anlardır. PYSU gibi bir yöntem, en sade, emniyetli ve olumlu yaklaşımdır. Burada kullanılan prensip “damlaya damlaya göl olması” prensibidir. Başlarda farkında olmadığınız birçok bilgi, ip ucu zaman içinde bir araya gelecek, resim zaman içinde, başkalarının görüşlerini katabildiğiniz oranda ve hızda netleşecektir. Shoji Shiba “önümüzde çok bilgi vardır, ancak bunları farkedecek duyarlılık aynı oranda değildir “ demekle bu noktaya dikkatlerimizi çekmektedir.

Hajime KARATSU, “gelecek belirgin değildir, bu nedenle daha en başından herşeyi araştırmanız, düşünmeniz gerekir !” der. Aslında şimdi örneği gösterilen çalışma bu prensibin bir uygulama örneğidir,

1. Başlangıçta konu ile ilgili en temel bilgiler yazılır,
1.1. Çıktılar - “Bu faaliyeti yapmak neden önemli, yapılmasa ne olur“sorusunun cevabıdır,
1.2. Girdiler - “Bu sonucu almak için ne gibi destek ve kaynaklarım var ?” sorusunun cevabıdır,
2. Girdileri, çıktılara dönüştürmek için gerekli noktalar yazılır,
2.1. Aşamalar - “Önemli adımlar hangileri ?” sorusunun cevabıdır,
2.2. Gerekli bilgiler - “Hangi bilgilere ihtiyacım var ?” sorusunun cevabıdır,
2.3. İlişkiye girilecek kişiler - “Kimler ile, niçin etkileşimim olacak, beklentilerim ne ?” orusunun cevabıdır,
2.4. Sınırlamalar “Ne gibi zorluk, sürtünmeler ile karşılaşabilirim ?” sorusunun cevabıdır,
3. Bir faaliyet zinciri oluşturduktan sonra mümkünse bu faaliyet zinciri ile ilgili tedarikçiler, müşteri ve müşterinin müşterisi konumundaki kişilerin his ve fikirleri alınır.
3.1. Çalışmanızı sunduğunuzda kişiler hemen anlayıp onaylıyorlarsa bu iyi bir işarettir, çalışmanın yeterli olduğunu garanti etmez, unutmayın ki sizin bu aşamada eleştiriye ihtiyacınız vardır,
3.2. Ancak danıştığınız kişi mantık zincirinizi takip etmekte güçlük çekiyorsa, bu noktaların kesinlikle çalışılması gerekir !
4. Çalışmanızın detaylandırı üzerine odaklanın, unutmayın ki “şeytan detayda saklıdır !”
4.1. Her aşama ve madde ile ilgili olarak “nasıl ?” sorusunu sormanız gerekir,
4.2. “Neler aksi gidebilir ?” sorusuna cevap aramanız ileride sizin için faydalı olacaktır,
4.3. İlişkide olacağınız kişilerden beklentilerinizi netleştirin ve bunları ilgililerine iletin,
5. Feedback’leri de topladıktan ve çalışmanızı geliştirdikten sonra, çalışmanızı daha önce benzer işler yapmış kişilerin yada toplulukların eleştirisine açabilirsiniz,
6. Bu feedbackler de dikkate aldıktan sonra faaliyet süreciniz hazırdır,
7. Faaliyetler başladıktan sonra olumlu, olumsuz tüm durumlar bu “faaliyet planının” adımları üzerine kayıt edin,
7.1. Bu durumların nedenleri üzerinde düşünün (bu analiz çalışmanızın sonraki adımları için de gereklidir !),
7.2. Böyle bir durumun tekrar etmemesi için neler yapılabileceğini düşünün ve kayıt edin,

Bu tür bir çalışma kişilerin becerilerini daha sistematik ve hızlı bir şekilde geliştirmesine yardım edecektir. Benzer bir yöntemin kullanımı “kurumsal öğrenme”‘ye katkıda bulunacak, bir başka sefer işin daha kolay ve etkin olmasını sağlayacaktır.