e-bülten
Özlem RODOSLU - HAVAŞ İnsan Kaynakları Müdürü
İŞLERİ KOLAYLAŞTIRAN YÖNETİCİ
“İşleri kolaylaştıran yönetici” konsepti, günümüz iş yaşamına derinlik getir ece k bir kavram ve işyerlerinde performans artışı hedefleyen yöneticiler tarafından da önemle dikkate alınması gerekiyor.
Yaşam süresinin ve iş hayatında kalma süresinin uzadığı varsayımından hareket edersek, bir çalışanın iş hayatı boyunca en az 5-6 kez işyeri ve kariyer yolu değiştir ece ğini tahmin edebiliriz.
Değişim süreçlerine bakarsak, 80'lerde öğrendiklerimiz bizi 20 yıl idare ederken, 90'larda 3 yıla, 2000'li yıllarda birkaç aya düştü; bilgilerimizi tazelemeden iş hayatında kalabilme süremiz gittikçe kısalıyor.
İş hayatında farklı dil, din ve ırktan kişiler ile birlikte çalışma olasılığı her gün artıyor. Değişime açıklık ve yaşam boyu öğrenme günümüz çalışan profilinin olmazsa olmazları haline geldi.
Ülkemizde, Avrupa Birliği ve Amerika ile kıyaslandığında icat çıkarmanın ve yeniliklerin ne kadar az sayıda gerçekleştiği dikkate alınırsa, aradaki farkı kapatabilmek için daha fazla güç sarf edilmesi gerekliliği kaçınılmaz görünüyor. Bu dinamik süreç içerisinde yönetim modellerinin durağan olması mümkün değildir. Yeni arayışlar yeni yönetim tekniklerine yöneltmektedir.
Yönetimde yeni yaklaşımlar, kendini yöneten gruplar, eğlenen ve öğrenen organizasyonlar, iş ortaklıkları oluşturma, çalışanların işlerini daha çok sahiplenmesini ve kendilerini daha fazla işlerine adamalarını sağlayacak yöntemler geliştirmektir. Son günlerde, temeli içsel farkındalık yaratma, yaşam enerjilerini açığa çıkararak daha mutlu ve verimli bir enerjiye dönüşmesini sağlama ve bunu hayatın tüm alanlarına uygulamaya dayanan deneysel ve yaşamsal bir yaklaşım ortaya çıkmıştır.
Yöneten konumundaki kişiler, geleneksel modellerin ötesine geçerek, kendini tanıyan, kendi değer yargılarını dürüstlük ve açıklık esası ile oluşturan, enerjinin olumlu yaklaşımlar ve paylaşım ile arttığını bilen yol gösterici ve işleri kolaylaştırıcı kişiler olmaları gerektiğini akıl ve ruh birlikteliği ile keşfediyorlar ve bunu iş arkadaşları ile paylaşmaktan onların tecrübelerini denemekten korkmuyorlar. Kendilerinin ve birlikte çalıştıkları insanların her birinin parmak izleri gibi birbirlerinden farklı olduklarını biliyor ve kesinlikle farz etmek, önyargılı olmak kavramlarını sözlüklerine almıyorlar. İş yaşamındaki daha iyiye doğru olan değişim aileleri, arkadaşları, çevreyi etkiliyor, farklılık yaratmak zenginlikleri açığa çıkıyor. İş hayatında kendi egolarını tanıyan ve egolarını sarsabilen yöneticiler peşlerinden koşulan liderler haline geliyor.
Düştüğünde üzerini silkeleyip ilerleyen, kendi küllerinden tekrar doğabilen, pozitif yaklaşımlarını kaybetmeyen, “Nereye gidebilirim?” sorusuna “Sen nereye gitmek istiyorsun?” sorusu ile cevap verebilen güçlü profiller, doğal liderler olarak kabul ediliyor.
Tüm bu yaklaşımlara iş yaşamında yeniçağ yaklaşımları diyebiliriz. Günümüz yönetim anlayışında yeniçağ yaklaşımı bireylerin dolayısıyla ekiplerin kendilerini yönetmesi temeline dayanmaktadır.
Can alıcı soru, kendilerini yöneten ekiplerin nasıl yönetil ece ği, kendi liderleri olan kişilere nasıl liderlik yapılacağıdır. Değişen iş yaşamına uyum sağlayabilmek için yönetici olarak “yöneten” konumu yerine “işleri kolaylaştırıcı” bir konumu seçmek daha etkin bir karar olacaktır.
İşleri kolaylaştırıcı konumda yönetici, bilgi aktarımlarını, bilgi paylaşımlarını, proje çalışmalarını, toplantıları bir sistem dahilinde gerçekleştirerek, kendisinin ve birlikte çalıştığı kişilerin elde ed ece ği sonuçlar üzerinde katma değer yaratabilir.
Bir yönetici hızla değişen iş dünyasında tüm cevapları bilemez; iş arkadaşlarının neler bildiğini, tecrübelerini ve uzmanlık alanlarını bilip, tüm bunları doğru kararlara yönlendiren, resmin tamamının görülmesini, ilgili konulara odaklanılmasını ve fikrin satın alınmasını sağlayan kişi olarak üzerine düşen görevi daha etkin sonuçlar üreterek yerine getirebilir. Çatışmaları çözmede önemli bir rol oynar, kısa zamanda sonuca ulaşılır, ekip oluşumunu kolaylaştırır.
Bir grubun daha etkin sonuçlar üretebilmesi için, ortak hedeflerini bilmeleri, işbirliği ve katkı için desteklenmeleri ve ortak kararlar alabilmeleri gerekmektedir.
İşleri kolaylaştırıcı konumu seçen yönetici:
• Prosesi,
• Oluşumu,
• Grubu ve bireyleri,
• Kendi gelişimini,
• Kendini,
yönetmelidir.
Prosesi yönetmek
İçerikler değil, proses yönetilmelidir. İçerik yönetimi “ne” sorusunun cevabıdır, proses yönetimi ise “nasıl” sorusunun cevabıdır. Proses yönetiminde, grup dinamikleri, kullanılan araçlar, kurallar ve normlar, hazırlık ve yapılandırılmış yöntemler “nasıl” sorusunun cevabına yönlendirilmektedir.
Oluşumu yönetmek
Ekibinin, iş arkadaşlarının, müşterilerin en çok neleri önemsediklerini bilmeli, bu beklentileri optimum karşılayabil ece k şekilde düzenlemeler yapmalıdır. Gündemi ve atılacak önemli adımları sürekli kafasında oluşturmalıdır. Amaç, çıktılar, gündem ve uyulacak kuralların önceden oluşturulması, konuların birlikte irdelenmesi, cevapsız kalan soruların takibi, aksiyon planları oluşumun temel adımlarıdır.
Grubu ve bireyleri yönetmek
Grubu ve bireyleri yönetmek farkındalık ve kendini tanıma yolu ile mümkün olacaktır. Bireyler kendini ne kadar tanıyor, başkalarını ne kadar tanıyor tespit edilmelidir. Kendini ve başkalarını tanıyan bir ekiple çalışmak en rahat ve serbest alan olacaktır.
Etkili bir grubun oluşumunda aşağıdaki aşamalardan geçilmelidir:
• Tanışma; yüzeysel ilişkiler, az dinleme.
• Dalgalanma; liderlik arayışı, dinleme, daha açık yüreklilik.
• Kuralları koyma; değişime açıklık, sistematik yaklaşımlar.
• Performans gösterme; görevleri yerine getirme, katılım.
• Gururlanma; iyi yapılan işlerden gurur duyma, rahatlama.
Kendi gelişimini yönetmek
İşleri kolaylaştıran yönetici özellikle problem çözme konusunda kendisini geliştirmelidir. Problem çözme modeli; problemi algılama, tanımlama, analiz etme, alternatif yolları belirleme, en uygun alternatifi seçme ve çözümü uygulama aşamalarından oluşmaktadır. Karar verme, öncelikleri belirleme, aksiyon planı oluşturma, yaratıcılık, önyargıları engelleme, esnetme ve kırma yöntemleri diğer gelişilmesi gereken konulardır.
Kendini yönetmek
Sistematik düşünce, resmin tamamını görme, belirsizliklere, ani değişimlere ve strese dayanıklı olma, yeni fikirlere açık olma ve insanlara gerçekten ilgi gösterme ve içten yaklaşma konularındaki etkili b ece ri düzeyi, işleri kolaylaştıran yöneticinin kendisini rahatlıkla yönetmesini sağlayacaktır.
Bir yönetici böyle bir konumu;
• Bir grubun daha verimli sonuçlar üretmesi beklendiğinde,
• Farklılıklar içeren bir gruptan ortak bir karar beklendiğinde,
• Birden fazla bölüm bir çalışma içinde olduğunda,
• Strateji yeniden oluşturulmak istendiğinde, yeni fikirlere ve değişime ihtiyaç duyulduğunda
• Bir projenin tüm aşamalarında,
seçebilir.
Yaklaşımı;
• Hazırlıklar için gereken bilgileri yeterli bir süre öncesinde paylaşmak,
• Grubun üzerinde çalışılan konuya baştan sona odaklanmasını sağlamak,
• İletişim ve problem çözme teknikleri konusunda gruba bilgi vermek,
• Eşit katılım konusunda cesaretlendirmek,
• Çalışanların birbirlerine kişisel saldırılarda bulunmasını engellemek,
• Her bir konu için bir toplantı yapmak,
• Grubun kendini yönetmesine ve iç kontrol sistemleri koymasına yardım etmek,
• Kendi fikirlerini söylemek, hatalarını, başarılarını, tecrübelerini, duygularını paylaşmak,
• Gerekirse eğitim ve paylaşım amaçlı olarak bilgi aktarımında bulunmak,
• Objektif, esnek ve toleranslı davranmak,
• Enerjik ve eğlenceli olmak,
• Grubun ihtiyaçlarının, isteklerinin farkında olmak,
• Savunmacı bir tavır göstermeden sorulanları cevaplamak,
• Dürüst, açık, paylaşımcı olmak ve gruba duyduğu güveni hissettirmek,
• Tabuları tartışmaktan çekinmemek,
• Aksiyon planlarını takip toplantılarını koordine etmek,
• Karar aşamasında otoritesini gereken ölçüde kullanmak,
• Kesinlikle sözlerini yerine getirmek,
olmalıdır.
Soru sorma, dinleme, geribildirim verme, özetleme, işleri kolaylaştıran bir yöneticide olması gereken temel özelliklerdir.
Soru sorma: Anahtar soruları sorabilmek önem kazanmaktadır. Toplantı öncesi konuyla ilgili önemli sorulara hazırlanılmalıdır. İyi sorular katılımı artırır, gizli kalmış noktaları açığa çıkarır ve daha çok bilgi toplanmasını sağlar.
Dinleme: Grubun katılımını fark etmek, herkesi ilgi ile dinlemek, istek enerjisini artıracaktır. Söylenenler kesilmeden, eleştirilmeden, aktif bir şekilde dinlenmelidir, anladığını ifade eden hareket ve sözler konuşmaları daha heyecanlı bir hale getir ece ktir.
Geribildirim: Ne kadar ve ne zaman geribildirimde bulunulacağı konusunda titiz davranılmalıdır. Kişilikleri değerlendirmekten, yargılamaktan, tavsiye vermekten, cevapları önceden söylemekten kaçınılmalıdır. Grup üyelerine gruptaki performansı ve grubun diğer üyelerinin üzerindeki etkisi hakkında geribildirim verilmeli ve neyi, nasıl yaptıkları anlatılmalıdır. Doğru geribildirim vermek, cesareti, yeteneği, anlamayı, kendine saygıyı ve diğerlerine saygıyı artıracaktır. Değiştirilebil ece k ve değiştirilmesi gereken davranışlara odaklanılmalıdır.
Özetleme: Grubun ne söylemek istediği kısa paragraflar ile özetlenmelidir. Bir anlaşmazlık olduğunda, ortak bir karara ulaşıldığında, konu dışına çıkılmaya başlandığında, çıktılar yakalanmak istendiğinde, aynı konular tekrarlanmaya başlandığında, bir şey vurgulanmak istendiğinde, grup sessizleştiğinde özet yapmak için en doğru zamandır.
İşleri kolaylaştıran yönetici modelinde temel konum her bir ihtiyaç için farklı toplantılar yapılmasıdır. Bu toplantılarda yapılacak beyin fırtınalarında;
• Toplantı kuralları,
• Hedef,
• Çıktılar,
• Bilgi toplama şekli,
toplantı öncesinde belirlenmelidir.
Bilgi toplama
En sık kullanılan beyin fırtınası yöntemi tercih edilebilir; bireysel olarak herkesin fikrini yazması ya da söylemesi istenebilir. Grup olarak fikirler gözden geçirilir, tekrarlayanlar ayrıştırılır, yenileri eklenir.
Beyin fırtınası esnasında işleri kolaylaştıran yöneticinin kullanacağı oyuncaklar, oyunlar, kağıtlar, renkli kalemler, konuları açıklayan eğlenceli çizimler, göz teması, rahat ve keyifli bir beden dili ekibi rahatlatacak ve yaratıcılığı da artıracaktır.
Tüm fikirler üzerinden herkesin oy kullanması istenerek ilk 5, ikinci 5 gibi seçimler ile fikirler öncelik sırasına konur.
Grup çıkan sonuçların fikirlerini yansıttığını kabul ederse aksiyon planlarına geçilebilir. Konsensusun oy birliği olmadığı, ortak bir noktada buluşma ve anlaşma olduğu hatırlanmalıdır. Birlikte yapılan beyin fırtınaları yaratıcılığı artıracaktır.
İşe gelirken, toplantılara, eğitimlere girerken, özellikle beyin fırtınası öncesi;
• Neler bekleniyor, merak ediliyor, öğrenmek isteniyor?
• Gelirken arkalarında neler bırakmışlar? (İş, aile, sorumluluk, vb.)
• Gelirken yanlarında neler getirmişler? (Tecrübe, bilgi, tutku, endişe, önyargı, korku, vb.)
• Bulundukları ortama aktarabil ece kleri enerji ve aidiyet der ece si ne kadar?
• Daha iyi performans, daha iyi katılım veya öğrenme için ne destek olabilir?
sorularına alınacak yanıtlar, bulunulan ortamda pozitif enerjinin açığa çıkmasını ve doğru yönlendirilmesini sağlayacaktır.
Son safhada, grup üyelerinin neler hissettiği, ne öğrendiği, diğerlerinin söylemek istediklerini anlayıp, anlamadıkları, toplantı sonrası yapması gerekenler konusunda bilgi sahibi olup olmadıkları test edilmelidir. Zaman etkin yönetilmeli ve aksiyon planlarının yerine getirilmesi mutlaka takip edilmelidir.
İşleri kolaylaştıran yönetici, iş sonuçlarının olumlu etkilenmesinin yanı sıra başarılı sonuçlara ulaşıp ulaşmadığını, ekibinin enerji düzeyinin artışı ve yaratıcılıklarındaki olumlu değişim ile ölçebilir.