e-bülten

Murat MENİLİK - Alfa Finansal Danışmanlık Ltd. Şti.
Şirketlerde (Outsourcing) Dış Kaynak Kullanımı   

Daha 15 yıl öncesine kadar, şirketler faaliyetleri ile ilgili herşeyi kendi bilgileri ve kabiliyetleri çercevesinde yapmaya çalışırdı. Ancak iş dünyası karmaşıklaştıkça firmaların hantal yapılarından kurtularak esas faaliyet alanlarına “ odaklaşmaları “ gerekliliği gündeme geldi. Şirketler ana işlerine odaklanıp diğer gereksinimlerini ise konusunda uzman dış kaynak şirketlerinden sağlamayı tercih etmeye başladı.
Günümüzün piyasa şartları, şirketlerin rakiplerinden önce harekete geçmesini gerektiriyor. Şirketlerin hızlı olmak, yaratıcı düşünmek ve sürekli işine yoğunlaşmak zorunda olmalarıyla birlikte zaman, efor ve para kaybettiren, ayrıca risk yaratan, üstelik ana faaliyet alanlarının dışında kalan işlerden sıyrılmak istemeleri “ Dış Kaynak Kullanımı (Outsourcing)” yönteminin birçok alanda hızla büyümesine sebep oldu. İşlerin dışarıya verilmesi önce, sanayide ambalajla basladı. Daha sonra sanayiden hizmet sektörüne sıçradı. Finanstan bilgisayara, otomobilden parekendeciliğe hemen hemen her söktörde var olan “Outsourcing hizmeti” bugün dağıtım, lojistik, üretim gibi konuları içeren stratejik bir karar halini almıştır.
Başlangıçta şirketler Outsourcing’i tercih ederken, en iyi uygulama sahibi hizmet sağlayıcılarına destek faaliyetlerini devrederek stratejik konularda yönetimin zaman kazanmasını sağlamakla birlikte, maliyet avantajı da sağlamayı hedefliyorlardı. Fakat günümüzde, Outsourcing’in anlamı değişmese bile iş ve etki alanı genişlemiş ve değişmiştir. Bugün şirketler outsourcing’i stratejik olmayan amaçlar kadar stratejik amaçlar için de kullanmaya başlamışlardır
Firmaların Outsourcing’i tercih etmelerinin nedenleri operasyonel, finansal ve insan kaynakları olamak üzere üç grupta toplayabiliriz. Operasyonel nedenlerin başında verimlilik gelmektedir. Outsourcing firmalara sadece maliyet anlamında fayda sağlamakla kalmıyor, firmaların daha karlı hale gelmesine yardımcı olabilecek “destek faaliyetlerinin” yürümesini sağlıyor. Örneğin; yemekhanede lezzetli ve temiz yemek çıktığında işçisi daha verimli çalışıyor. Muhasebe raporları doğru ve zamanında çıktığında; yönetim kararları daha doğru verilebiliyor. Böylelikle firmanın toptan verimliliğine ve karlılığına katkı sağlanmış oluyor. Ayrıca ana faaliyet dışındaki işleri en iyi yapana vermesi ve böylece şirketin ana faaliyetine konsantre olup, en iyi şekilde yapmasını sağlaması operasyonel nedenlerinin ikinci sırasında yer alıyor. Yeniden yapılanma ihtiyacını outsourcing yöntemiyle çözmek, normalde içeride olmayan uzmanlıkları outsourcing firması vasıtasıyla şirketin içine almak, yönetim ve kontrol mekanizmalarını geliştirmek, yaratıcı fikirleri outsourcing firması vasıtasıyla içeriye taşımak,outsourcing firmasının imajından faydalanmak istemek diğer operasyonel nedenler olarak sıralanabilir.
Finansal nedenlere baktığımızda, tabii ki Outsourcing’i en cazip kılan unsur maliyet avantajı sağlamaktır. Firmalar, ana faaliyet konusu harici yatırım yapmaktan kurtulmak istemenin yanısıra, içeride yaptığı bir işi, bir dış firmaya daha ucuza ve daha iyi bir kalite ile yaptırmayı tercih edecektir. Elbette maliyet tek başına bir karar kriteri olamaz. Ancak, Outsourcing’in artık çoğu zaman maliyet açısından da ciddi avantajlar getirebildiği kabul edilmesi gereken bir gerçektir. Şirketin varlıklarını Outsourcing şirketine satarak para yaratmak istemesi, çalışılan Outsourcing şirketininin iş ilişkilerinden faydalanarak kendi pazarını genişletmek istemesi ve sabit maliyetlerini değişken maliyet haline getirebiliyor olması diğer finansal nedenler olarak sayılabilir.
İyi yönetilen bir Outsourcing firması ile çalışan şirket personelinin, kariyer gelişimine katkıda bulunulması ve motivasyonunun yükseltilmesi insan kaynakları açısından tercih nedenleri arasında sıralanabilir.
Değişen ekonomik koşullar ve iş ihtiyaçları neticesinde outsourcing’e yeni bir yaklaşım geliştirilmektedir. Bu yaklaşım “Transformational Outsourcing” olarak adlandırılmaktadır.
Geleneksel outsourcing aynı işi daha iyi ve daha az maliyetle yapmaktayken, transformational outsourcing yeni bir iş modelinin ve yönetim yaklaşımının yaratılmasına yardımcı olmaktadır.
Bu çerçevede, günümüz lider şirketler hedeflerini yükseltmektedirler. 2002 yılında 38 outsourcing hizmeti alan şirketle yapılan çalışma sonucunda bu şirketlerin sadece %21’inin sadece maliyet azaltmak amacıyla outsourcing hizmeti aldığı anlaşılmıştır.
Stratejik olmayan süreçler kadar stratejik süreçleri de devretmekte,değişik süreçleri aynı hizmet sağlayıcıya vermektedirler. Böylece operasyonel imkanları sonuna kadar kullanmaktadırlar (rakiplerle ortaklıklar kurup ortak hizmet merkezleri kurmak gibi).
Dış kaynak kullanımının yaygınlaşması, öncülüğünü yaptığımız bu sektörde rekabeti kaçınılmaz hale getirdi ve sonuc olarak bütün SMMM şirketleri de rekabetin bir parçası olmaya başladı.
2002 Ağustos ayında Avrupa ve Amerika’da 300’den çok finansal sektör şirketi içerisinde gerçekleştirilen, şirketlerin outsourcing hizmeti alma süreçleri ile ilgili anketin neticesinde finans şirketleri outsourcing’e daha sıcak bakmakta olduğu ve gelecekte outsourcing hizmetlerinden mutlaka faydalanacakları tespit edilmiştir. Sözkonusu anket sonuçları, Outsourcing hizmetinin alınması kararının genellikle olarak finansal ve finansal olmayan hedeflerin birlikte, dengeli bir şekilde düşünülmesiyle verilmediğini ve bunu neticesinde verilen kararların kısa vadeli finansal getiriler sağlanmasına rağmen uzun vadede finansal olmayan değerleri olumsuz etkileyebileceğini göstermektedir.
Biz Alfa Finansal Danismanlık Outsourcing şirketi olarak verdiğimiz hizmeti “Muhasebe sektöründe outsourcing hizmeti” olarak tanımlamaktayız. “Outsourcing” hizmetlerimiz kapsamıyla müşterilerimizin muhasebe, mali işler ve bordro departmanlarında yapmakta olduğu işleri “uzun süreli sözleşmelerle” fason olarak devralıyoruz. Muhasebe ve finans konusunda yaptıkları işleri, maliyet ve kalite anlamında daha iyi yapmayı tercih eden firmalar bizden teklif istediklerinde ilk önce bir inceleme yapmaktayız. Bu inceleme fabrikaya mal nasıl giriyor, çıkıyor, hangi belgeler ve onaylar kullanılıyor, hangi muhasebe yazılımı kullanılıyor, aylık raporlar kaç gün içerisinde çıkıyor, personel yeterliliği eğitimleri vs. gibi konuları içermektedir. Teklif vermeden önce mutlaka gördüğümüz aksaklıkları içeren bir rapor sunulmaktadır. Hizmetlerimizi muhasebe, personel ve bordro, muhaseb destek, yönetim raporlaması, enflasyon muhasebesi, uluslararası raporlama, sabit kıymet yönetimi, loan staff olarak özetleyecek olursak, gelirlerinin en büyük kısmının muhasebe hizmetinden geldiği görülmektedir.
Muhasebe dışında yeni bir uzmanlık alanında hizmet vermeyi düşünmeyen yönetim kadromuz, gelecekte temel finans ve muhasebe işlemlerinin içerisinde yeni ürünler yaratılabileceğine inanmaktadır. İşlem hacmi yüksek şirketlere dönem sonu mutabakat hizmeti vermek,enflasyon muhasebesi uygulamasının yaygınlaşması ile birlikte şirketlere enflasyon muhasebesine yönelik raporlama hizmeti vermek, üst yönetici bordrolarının hazırlanması, yüksek hacimli kayıt işlemlerinin üstlenilmesi öngörülen yeni hizmet alanlarıın arasında yer almaktadır.
Yönetsel zamanın müşteriye geri verilmesi,karar vermeye yönelik raporların doğru zamanda ve tam olarak hazırlaması, üstlenilen işin bilerek, güvenli ve verimli olarak yapılması, özellikle yabancı sermayeli şirketlerin bilmedikleri bir ekonomik ortamda vergisel tüm yükümlülüklerinin üzerlerinden alınması, hataları düzeltmek için harcanan zamanın ortadan kaldırılması, müşteriye verilen garantiler ve çeşitli alanlarda risklerin paylaşılması,müşteriye, kullanılan programlarla ilgili teknik desteğin versilmesi Alfa Finansal Danismanlık Outsourcing şirketi olarak müşteriye sağladığımız katma değerleri oluşturmaktadır. Bu çerçevede müşterilerimizi, Maliyet düşürme amacıyla gelenler, muhasebe fonksiyonunun işleyişinden memnun olmayanlar,outsourcing hizmetlerini bilen kurulma aşamasında olan ya da referansla gelenler, çeşitli muhasebe standartlarında raporlama ihtiyacı olan yerli ve yabancı müşteriler olmak üzere 4 ana gruba ayırabilir ve outsourcing hizmetinden beklentilerini şu şekilde sıralayabiliriz:
– Hizmetin zamanında ve istenilen kalite müşteriye sunulması
– Şirket giderlerinde azalma ve faaliyetlerdeki kontrol seviyesi artırılması
– Karar vermeye yönelik raporların sunulması
– Ana faaliyet alanlarına odaklanmak için gerekli zamanın yaratılması
– Müşteri ile satıcı ilişkisinden çok, ortaklık ilişkisinin kurulması ve gerekli konularda yardımcı olunması
Rekabette önde olmak, gücünüzü artırmak için farklılaşmak ve değer sunmak en önemli noktalar olarak karşımıza çıkıyor. Bu değerlerden bazıları büyümeyle, bazıları ürün stratejileriyle ve çoğunluğu da gereksiz masraf ve zaman kullanımının giderilmesiyle sağlanıyor. Biz servislerimizle, müşterilerimizin esas işlerine odaklanabilmeleri için muhasebe ve finansal süreçlerin tasarımını yapıp işletimini üstlenmekteyiz. Böylelikle önemli! ancak şirket faaliyetlerinin esasını oluşturmayan finansal bilgilerin verimliliklerini ve kalitesini önemli ölçüde artırmaktayız.