Şirketlerde atılım karar ve planları üretmek için bir yönetim tekniği : Çalıştay[1]

Çalıştay yöntemini kullanarak şirketinizdeki en zor, en belirsiz, en karmaşık ve çok stresli konularda dahi yönetici ve uzmanları birlikte çok verimli ve yaratıcı bir şekilde düşündürebilir, ortak karar almalarını, eylem planı üretmelerini sağlayabilirsiniz !

Günümüzde çoğu profesyonelin en çok şikayet ettiği konu toplantıların uzun sürmesi ve çok verimli olmaması, kimi zaman çok can sıkıcı, motivasyon bozucu olmasıdır.

Toplantılarda konular dağılmakta, anlaşmazlık noktalarında tıkanılmakta ve hatta tartışmalar kişiselleşebilmektedir. Bu şekilde toplantılar yorucu ve moral bozucu olmaktadır. Bunu önlemek için toplantılarda güçlü yöneticiler ağırlıklarını koymakta ancak bu seferde katılımcılık olumsuz etkilenmektedir.

Son 10 yıldır Türkiye’de özellikle kritik toplantılarda daha katılımcı ortamların yaratılmasına gayret edilmektedir. Son birkaç yıldır ise bir çalıştay trendi güçlenerek artmaktadır. Bu yöntem Türk insanının ve şirketlerinin özellikleri gözetilerek ortaya çıkmış bir innovasyondur ! Esasen bu yöntem 1994 ile 1998 yılları arasında geliştirilmiş, 1999’da ilk büyük uygulaması gerçekleştirilmiştir.

Ülkemizde yönetim kademeleri ve aynı kademelerdeki departmanlar arasında önemli iletişim sorunları vardır. Bu sorunu aşmak için başlanan süreç çalışmaları da aynı nedenle istenen verimi vermemiştir.

Oysa çalıştay yöntemi ile iletişim sorunu ortadan kalkmakta, fikirler netleşmekte, fikir kalitesi artmakta ve yaşanan problemler çözülebilir hale gelmektedir. Bu şekilde toplantılar en az 4 kat hızlanmakta, gereksiz çatışmalar ortadan kalkmakta ve ekibin yaratıcılığı şaşırtıcı derecede artmaktadır. Bu nedenle Çalıştay bir yatırımdır !

Şirketlere yön veren çalışanların bilgi, beceri ve zihni birikimleridir. Bu değerli bilişsel birikimler yine kararlılık, azim, samimiyet ve çalışkanlık ile gerçeğe dönüşür. Ama dikkatinizi çekerim öncelikle uygulamada başarının ön koşulu iyi analiz edilmiş bir sorundan elde edilmiş güçlü ve etkili bir plandır.

İşte çalıştay bunu başarır ! Keza çalıştay bugüne iletişimi arttıran, yaratıcı ve içeriği zengin fikirler üretilmesini kolaylaştıran, üretilen fikirlerin sentezlenmesini sağlayan ve önemli problemlerin aşılmasını mümkünleştiren bir yöntemdir.

Çalıştay[2] bunu nasıl başarır ?

Çalıştayın ilk özelliği çalıştaın kurgulanma yaklaşımıdır. Bir çalıştay öncesinde çalıştay yönetmeni söz konusu gurubun neden böyle bir yönteme ihtiyaç duyduğunu ve çalıştay sonucunda ne elde edilirse katılanların hayatında olumlu bir katkı gerçekleşeceğini araştırır.

Çalıştay yönetmenleri problem çözme sürecinde ve ileri problem çözme yöntemleri üzerinde ileri derecede uzman kişilerdir. Bir ön çalıştay denen yaklaşımla kuruluşun kritik kişilerinin anlattıklarını sentezler ve kuruluşun zorluk çaktiği noktayı ve bu zorluğun altında yatan nedenleri önden anlamaya çalışır.

Yaptığı problem analizi sonucunda, sonuçta ortaya çıkan sorunu ve buna etki eden kök nedenleri ilişkilendirerek problemin genel bir haritasını özetler.

Bu noktada tekrar başa döner ve gerçek sorunun ne olduğunu kafasında netleştirir ve bunu müşteri kuruluşa onaylatır. Birkaç örnek vererek iyi bir çalıştay uygulamasının ne olduğunu ve şirkete neler kazandıracağını netleştirmek isterim :

1.  Düşünme sürecinin adım adım planlaması

2.  Her bir adımda içeriği çok net fikirlerin post-it’ler kullanılarak gurup olarak üretilmesi

3.  Fikirlerin analiz edilerek (ilişkilendirilerek) sentelenmesi

4.  Elde edilen sentezin amaç gözetilerek yorumlanması

5.  ve bu fikir üretme çalışmasının adım adım yönetmen liderliğinde amacına ulaştırılmasıdır.

6.  Amaca ulaşıldıktan sonra çalıştay yönetmeni şirketin ihtiyaç duyduğu bu raporu dneyimleri ışığında kaleme alır ve sunar.

7.  Artık nelerin, neden ve nasıl yapılması gerektiği nettir !